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혁신적인 비즈니스 모델을 가진 플랫폼 기업이라도, 그 뒷단에 있는 운영 업무는 여전히 아날로그 방식에 머물러 있는 경우가 많습니다. 파트너 대상 정산 업무가 대표적입니다. 그러나 ‘정산’은 단순히 돈을 보내는 것이 끝이 아니라, 세무 처리를 위한 증빙과 내역을 맞추는 복잡한 과정이 수반되기 때문에 수기 작업에 머물렀을 때의 리스크는 큽니다.
작은 규모의 팀으로도 1,000명이 넘는 디자이너와 협업하며, 매주 완벽한 정산을 해내고 있는 기업형 디자인 아웃소싱 플랫폼 ‘플로우웍스(Floworks)’를 운영하는 인디니티의 이남훈 대표님을 만났습니다. 포트원의 파트너 정산 솔루션 도입 후 매주 정산에 들어가던 리소스를 99.6% 절감하고 ‘숫자 맞추기 지옥’에서 탈출한 비결을 공개합니다.
1. 고객사 소개
‘플로우웍스(인디니티)’는 개인 간 거래 위주의 기존 재능 마켓과 달리, 기업들이 사내 팀원처럼 디자이너를 배정받고 협업할 수 있는 SaaS 형태의 디자인 플랫폼입니다. 현재 굵직한 대기업부터 광고 대행사들이 활발히 이용하고 있습니다.
같이 협업하는 파트너 관점에서 플로우웍스의 가장 큰 경쟁력 중 하나는 바로 ‘주(Week) 정산’ 시스템입니다. 보통 월 단위로 정산하는 타 플랫폼과 달리, 파트너(디자이너)에게 매주 수익을 정산해주며 높은 만족도를 이끌어내고 있습니다. 하지만 정산 운영 팀 입장에서는 매주 마감이 돌아오는 부담이 따르는 구조였습니다.
2. 도입 전 플로우웍스가 겪고 있던 문제
이남훈 대표님은 전체 업무 리소스의 약 20%를 정산과 재무 업무에 쏟고 있었습니다. 그중에서도 가장 큰 페인포인트는 송금 자체가 아니라, 지급 내역과 세금계산서를 대조하는 ‘매칭 작업’이었습니다.
① 돌아오지 않는 세금계산서, 멈춰버린 정산
기업(사업자) 파트너에게 정산금을 지급하려면 세금계산서 발행이 선행되어야 합니다. 하지만 디자인 업무 특성상 연락이 잘 닿지 않거나, 제때 계산서를 발행해주지 않는 파트너들이 많았습니다.
주 단위 정산 특성상 발행 요청부터 수령까지의 기간이 타이트했고, 계산서를 기다리다가는 정산이 지연될 수밖에 없었습니다. 결국 영수증 개념으로 계산서 없이 먼저 정산금을 지급하게 되었고, 이는 회계 처리를 더욱 어렵게 만들었습니다. 파트너들은 점차 계산서 발행의 시급성을 느끼지 못하게 되었고, 악순환이 시작되었습니다.
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이남훈 대표
"계속 연락해서 독촉하는 것 자체가 스트레스였습니다. 심한 경우 2달 넘게 계산서를 발급받지 못한 적도 있었죠."
② 분기 마감의 악몽, ‘숫자 맞추기’
플로우웍스의 경우, 한 명의 파트너가 여러 건의 프로젝트를 동시에 진행하는 경우가 많아 문제는 더 심각했습니다. 파트너가 특정 기간의 건들을 뒤늦게 임의로 합산해 일괄 발행하거나, 금액을 잘못 입력해 발행하면 어떤 프로젝트에 대한 정산인지 파악하는 데만 상당한 시간이 소요되었습니다. 무려 3개월 치의 내역을 뒤진 적도 있을 정도였습니다.
당시에는 엑셀 내역과 계산서 내역을 눈으로 일일이 대조하며 수기로 연결해야 했습니다. 평소 주당 3~4시간이 소요되던 업무는, 분기 결산 시즌에 미발행 건이나 불일치 건이 발견되면 7시간 이상의 '틀린 그림 찾기'로 강도가 치솟았습니다.
③ 후불 고객사 존재로 현금흐름 리스크 증가
플로우웍스는 고객사로부터 대금을 받은 뒤 디자이너에게 지급하는 '후불 고객사' 건과 일반 건이 혼재되어 있어, 현금 흐름 관리가 매우 중요했습니다.
문제는 수기 방식으로는 이를 별도로 관리할 시스템이 없다는 점이었습니다. 후불 고객사 건임에도 불구하고 파트너에게는 매주 선지급이 이루어졌고, 이로 인해 회사 자금이 묶이는 상황이 빈번하게 발생했습니다.
3. 도입 사유: 사람의 손을 없애는 ‘완벽한 자동화’ 구축
소규모 팀이 본질적인 비즈니스 성장에 집중하기 위해서는, 정산 업무에서 사람의 개입을 최소화해야 했습니다. 플로우웍스가 여러 솔루션 중 포트원 파트너정산을 선택한 이유는 명확했습니다.
① 세금계산서 ‘역발행’으로 주도권을 가져오다
포트원 도입 후 가장 드라마틱하게 바뀐 것은 세금계산서 프로세스입니다. 파트너가 발행해주기를 마냥 기다리는 것이 아니라, 플랫폼(플로우웍스)이 정산 내역에 맞춰 세금계산서를 ‘역발행’하고 파트너는 승인만 하면 되는 구조로 바꿨습니다.
그 결과 금액 불일치 건과 발행 누락 건이 없어졌고, 더 이상 파트너에게 전화해 계산서를 요청할 필요가 사라졌습니다.
② 지급 ↔ 세금계산서 매칭 문제 완전 해소
정산 내역부터 지급 내역, 세금계산서 발행까지 하나의 시스템에서 일관된 데이터로 관리되면서, 기존에 금액 불일치로 인해 발생하던 대혼란이 완전히 사라졌습니다.
역발행 방식을 기반으로 발행 금액이 항상 정산 금액과 동일하게 유지되어, 매칭 작업 자체가 불필요해졌습니다.
③ 복잡한 정산 정책도 유연하게 대응
원하는 날짜만큼 ‘정산 보류일’ 설정할 수 있는 기능 덕분에, 후불 고객사 건의 경우 입금 예정일에 맞춰 정산 보류일을 설정하여, 선지급으로 인한 자금 부담을 해소하고 정산 주기를 유연하게 관리할 수 있게 되었습니다.
4. 주요 성과: 4시간이 단 1분으로
① 주 4시간의 업무가 ‘1분’으로, 리소스 99.6% 절감
포트원 도입 이후 플로우웍스의 정산 풍경은 완전히 달라졌습니다. API 연동을 통해 구축된 자동화 시스템은 1명의 인력을 온전히 대체하는 효과를 내고 있습니다.
도입 전에는 이체 금액 추출, 직접 이체, 사업자 파트너에게 계산서 요청, 발행된 계산서와 지급 내역 비교 등 복잡한 과정을 거쳤지만, 지금은 매주 정산에 1분도 안 걸릴 정도로 업무 플로우가 자동화되었습니다.
② CS 문의 급감, 높아진 파트너 만족도
정산이 시스템화되면서 ‘예약 지급’ 기능을 통해 매주 정확한 시간에 정산금이 입금됩니다. 파트너들은 더 이상 정산 지연이나 금액 오류를 걱정할 필요가 없어졌습니다.
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이남훈 대표
"파트너분들이 더 이상 '돈 언제 들어오나요?', '계산서 날짜는 언제로 하나요?'라고 묻지 않습니다. 정산 관련 문의가 사라지면서 업무 집중도가 획기적으로 높아졌습니다."
③ 최소한의 개발 리소스로 완성한 안정적인 연동
포트원 파트너정산은 기술 도입 측면에서도 효율적이었습니다. 플로우웍스는 이미 원천세 및 사업자 지급 내역을 자체 개발해둔 상태였기 때문에, 기존 시스템과 포트원 API를 연동하는 작업만으로 1개월 내 자동화 전환을 완료할 수 있었습니다.
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이남훈 대표
"기존에 구축해둔 정산 데이터를 포트원과 연동만 하면 되어서 아주 편했습니다. 연동 과정에서 막히는 부분이 있을 때마다 포트원 개발팀의 빠른 답변을 받을 수 있었고, 금융 서비스 특성상 중요한 테스트 환경이 잘 구축되어 있어 안심하고 개발할 수 있었습니다."
5. 마치며: 정산 자동화가 만든 지속 가능한 성장
포트원 도입 이후 플로우웍스의 파트너 디자이너 수는 사업 초기 대비 50% 성장했습니다. 주목할 점은 이 성장이 추가 인력 채용 없이 이루어졌다는 것입니다.
자동화 시스템을 기반으로 매주 안정적인 정산을 진행하면서도, 작은 규모의 팀으로 1,000명이 넘는 파트너를 관리하고 있습니다. 정산 업무에서 자유로워진 시간은 파트너 관리와 비즈니스 성장에 투자되고 있으며, 이는 파트너 신뢰도 제고로 이어지는 선순환을 만들어내고 있습니다.
인터뷰 말미, 이남훈 대표님은 포트원 파트너정산 서비스를 한 단어로 “구세주”라고 정의해주셨습니다.
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이남훈 대표
"포트원은 우리 회사의 '구세주'입니다. 작은 규모의 팀으로 플랫폼을 운영하다 보면, 정산 업무가 성장의 발목을 잡는 순간이 반드시 옵니다. 포트원은 복잡한 세무 처리와 지급 업무를 완벽하게 자동화해주는 유일한 솔루션입니다."
비즈니스가 성장할수록 정산 건수는 늘어날 수밖에 없습니다. 하지만 정산에 쓰는 시간이 같이 늘어나서는 안 됩니다.
플로우웍스처럼 정산의 고통은 덜어내고, 비즈니스의 본질에 집중하고 싶다면 포트원의 파트너 정산을 시작해보세요.
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